Die Konsequenzen für Arbeitgeber bei Fehlern in der Lohnabrechnung

Auch einem gewissenhaften Arbeitgeber kann es passieren, dass er einem Angestellten zu viel Lohn auszahlt. Sei es durch eine falsche Lohnabrechnung des Arbeitgebers oder durch falsche Angaben des Arbeitnehmers. Bei der Rückforderung der Gehaltsüberzahlungen, kommt es oft zu gerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer.

Haftung des Arbeitgebers für die Lohnsteuer

Der Arbeitgeber ist für das korrekte Abführen der Lohnsteuer zuständig. Führt er zu viel ab, kann er diesen Betrag vom Arbeitnehmer zurückfordern. Der Arbeitgeber haftet nach § 42d EStG für die korrekte Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Wird der Arbeitgeber vom Finanzamt für zu wenig einbehaltene Lohnsteuer als Schuldner in Anspruch genommen, so hat er ein Rückgriffsrecht auf den Arbeitnehmer. Steuerschuldner ist stets der Arbeitnehmer. Zur Klärung von lohnsteuerlichen Zweifelsfragen besteht die Möglichkeit zur Einholung einer Auskunft beim Finanzamt.

Arbeitgeber ist Schuldner für die Sozialabgaben

Anders verhält es sich bei den Sozialabgaben: Hier ist der Arbeitgeber Schuldner gegenüber den Sozialversicherungsträgern. Der Arbeitnehmer ist nur beitragspflichtig und muss sich seine Arbeitnehmeranteile vom Lohn abziehen lassen. Vergisst der Arbeitgeber den Abzug der Sozialversicherungsbeiträge vom Arbeitsentgelt seines Arbeitnehmers, darf er den Betrag im Allgemeinen nur innerhalb der folgenden drei Gehaltszahlungen nachträglich abziehen. Der Anspruch des Arbeitgebers kann nur durch Abzug vom Arbeitsentgelt geltend gemacht werden. Danach besteht für ihn nur noch dann Hoffnung auf das Geld, wenn er selbst keine Schuld trägt. Das gilt nicht, wenn der Beschäftigte seinen Pflichten nach §28 o Abs. 1 SGB IV vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht nachkommt oder er den Gesamtsozialversicherungsbeitrag allein trägt oder solange der Beschäftigte nur Sachbezüge erhält  nach §28 g SGB IV.

Hat ein Arbeitnehmer eine Überprüfungspflicht der Lohnabrechnung?

Ein Arbeitnehmer ist grundsätzlich nicht verpflichtet, die Lohnabrechnung seines Arbeitgebers zu überprüfen. Ist der Mehrbetrag aber so groß, dass er auch ohne genauere Überprüfung auffällt, muss der Arbeitnehmer dies seinem Arbeitgeber mitteilen.

Wie lange kann ein Arbeitgeber die Überzahlung zurückfordern?

Die gesetzlichen Verjährungsfristen betragen nach § 195 BGB drei Jahre. Nach Ablauf von drei Jahren, in dem der Anspruch entstanden ist, kann der Arbeitgeber einen Rückzahlungsanspruch nicht mehr durchsetzen.

Üblicherweise sind in Arbeitsverträgen oder Tarifverträgen darüber hinaus Ausschlussfristen geregelt. Auf überzahlte Entgelte finden diese Ausschlussfristen Anwendung. Ausschlussfristen legen fest, innerhalb welchen Zeitraums Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis schriftlich gegenüber der anderen Arbeitsvertragspartei geltend gemacht werden müssen und innerhalb welcher Zeitspanne der Anspruch unter Umständen sogar eingeklagt werden muss. In solchen Fällen verfällt auch der Rückzahlungsanspruch des Arbeitsgebers, wenn dieser ihn nicht innerhalb der vorgesehenen Fristen geltend macht.

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Fazit:

Die Konsequenzen einer fehlerhaften Lohnabrechnung können sehr vielschichtig sein. Der einfachste Weg ist, das Missgeschick mit dem betroffenen Mitarbeiter zu besprechen, sodass die Chance besteht, zeitnah an das Geld zu gelangen. Das setzt ein gutes Betriebsklima voraus.

In dem Fall der Uneinigkeit ist oft im letzten Schritt nur noch die gerichtliche Auseinandersetzung zu bestreiten. Hier sind vor allem der zeitliche Ablauf und die Folgekosten zu beachten. Dies setzt einen erheblichen Aufwand in Gang.

Es ist anzuraten, die Lohnabrechnung in vertrauensvolle Hände zu übertragen, damit es im Nachhinein nicht zu Schwierigkeiten kommt.

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